Hvordan Skrive jobbsøknad: Alt det viktigste du må vite på ett sted

(Dette innlegget ble opprinnelig publisert på CVDesigns.no, som nå dessverre er nedlagt. Jeg har gjort noen ørsmå endringer i forbindelse med flyttingen, men teksten er stort sett den samme.)

En jobbsøknad – selve brevet som følger CV-en når du søker jobb – kan for mange virke som en litt foreldet og meningsløs formalitet. Vi blir stadig oftere bedt om å søke ved hjelp av skjemaer online, der søknadsbrevet ofte virker som en ettertanke. Da er det lett å tenke at det brevet ikke er så viktig.

Men det å søke på en stilling kan sees som den første oppgaven arbeidsgiveren ber deg løse. Hvordan du løser den oppgaven, sier mye om kvaliteten på arbeidet du vil levere senere. Hvis du åpenbart slurver med søknadsbrevet er det et stort, rødt flagg.

Brukt riktig, kan jobbsøknaden dessuten hjelpe deg å fremheve aspekter av bakgrunnen din som ikke kommer godt frem på en CV. Den kan la personligheten din skinne gjennom, og hjelpe rekrutterere med å forstå hvorfor nettopp du er bedre egnet til stillingen enn andre søkere med lignende bakgrunn.

HVORDAN SKAL EN JOBBSØKNAD SE UT?

Det første og enkleste du må gjøre er å sørge for at søknaden er satt opp på en profesjonell og ryddig måte:

Sett den opp som et brev, maskinskrevet, på hvit bakgrunn, i stående A4-format. Bruk gjerne en god mal for å få det riktig.
Bruk en pen, tradisjonell font, for eksempel Times New Roman eller Arial, i en leservennlig størrelse (ikke mindre enn 10 punkt)
Hold deg innenfor én luftig side, med god plass til formalia som dato og kontaktinformasjon på topp og signaturen din på bunn. Som regel er førsteutkastet ditt altfor langt, og det kan med fordel forkortes uten at du mister noe vesentlig.
Les korrektur – flere ganger. Pass spesielt godt på at alle navn, nummer og adresser er riktige. Slike feil fanges ikke alltid opp av stavekontrollen, men gjør et ekstra dårlig inntrykk når de oppdages.
Lagre og sende søknaden som PDF, med mindre arbeidsgiver har bedt om noe annet.

Ofte vil det gi mening å skrive søknadsteksten rett inn i en e-post eller i et eget felt i en online søknad. Da må man gjøre noen tilpasninger i formatet, for eksempel ved å fjerne datoen i toppen, og flytte kontaktinformasjonen din til under signaturen. Bruk din beste dømmekraft.

Et slikt ryddig oppsett er helt nødvendig for å bli vurdert, men på ingen måte nok til å skille seg ut. Det er et minimumskrav, og selv for stillinger som ikke krever noe særlig utdanning eller erfaring vil 80 prosent av søkerne innfri det. Sørg for at du ikke er blant de siste 20 prosentene.

HVA SKAL EN JOBBSØKNAD INNEHOLDE?

Det viktigste for å komme videre, er hva du faktisk skriver i søknaden.

Da gjelder det å kunne sette seg inn i situasjonen til den som skal lese søknaden. Nøyaktig hva arbeidsgiveren ser etter vil variere fra stilling til stilling og arbeidsplass til arbeidsplass, men det er noen ting som går igjen:

Gode resultater: Arbeidgiveren har arbeidsoppgaver som han eller hun ønsker å få løst. De fleste av disse oppgavene står oppgitt i stillingsutlysningen. Hvis du kan vise til at du kan løse oppgavene mer effektivt og med bedre resultat enn andre, har du et forsprang.
En trivelig og positiv kollega: Den som får jobben vil tilbringe mye tid med kunder og kolleger. En som kan bidra til et godt arbeidsmiljø vil ofte vinne over en som virker negativ og gretten, selv om sistnevnte kanskje er bedre kvalifisert på papiret.
Lav risiko: Det er dyrt og tidkrevende å ansette noen, og det er veldig kostbart å ansette feil person. Det er sjelden noen er villig til å ta en sjanse, hvis alternativet er å ansette noen de kan være helt trygg på. Heldigvis er det ikke mange søkere som kommer med garanti, så de av oss som ikke er helt perfekte kan også søke jobb.

Når du så skal skrive søknaden, les stillingsutlysningen nøye, og se hva de ønsker seg og hvordan de formulerer seg. Så svarer du kort og konsist på det du mener er de viktigste punktene.

HVA MED ALT DET ANDRE?

Folk som får disse rådene har uendelig mange spørsmål om tingene som gjør nettopp deres situasjon unik. De mener det er viktig å få frem at de elsker å strikke, brygge øl hjemme, og synge i kor. De har vært langtidsledige eller de har vært i fengsel. De har vært sykemeldt eller hjemme med barna i flere år. De har amputert et ben eller de har et eksotisk navn.

«Skal jeg ikke si noe om det?»

Det er bare bra om du klarer å la noe av deg selv, din historie og personlighet skinne gjennom i søknaden, men du må klare å flette det inn på en naturlig måte, der det er relevant for jobben du søker. Hvis ikke du klarer å trekke en meningsfull og positiv sammenheng mellom jobben du søker og din årelange interesse for modelljernbaner, spar det til jobbintervjuet.

Særlig ting som kan oppfattes som en risiko eller ulempe bør du være forsiktig med å trekke frem i søknaden. Du skal selvsagt ikke lyve eller underslå viktig informasjon, men spare vanskelige temaer til jobbintervjuet, der det går an å ha en dialog om det og du kan svare på spørsmål i sanntid.

Visse ting som kommer tydelig frem på CV-en, som lange og nylige fravær fra arbeidslivet, kan være vanskelige å ignorere på søknaden. I slike tilfeller må du raskt ta brodden av det, og vise at det ikke innebærer noen risiko å hyre deg, men snarere at det gir deg uvurderlig perspektiv eller erfaring.

Tre års sykemelding kan for eksempel presenteres som en kamp som fortsatt pågår hver dag, og som – underforstått – vil kreve mye tålmodighet og fleksibilitet fra kollegene dine, eller kan sette deg ut av spill når som helst. Det er ikke mange arbeidsgivere interessert i. En slik sykemelding kan imidlertid også være en erfaring som har gitt deg fornyet arbeidsglede, og som har lært deg å takle selv alvorlig motgang med et kaldt hode og positiv innstilling.

Ikke smør for tjukt på eller gjør det for komplisert. Det holder med én setning eller to, og skal føles enkelt og oppriktig.

NOEN VIKTIGE FEIL Å UNNGÅ I JOBBSØKNADEN

Det er et par fallgruver å unngå når du skal skrive en jobbsøknad

En vanlig feil er at søknaden kun handler om deg selv. Det er et rødt flagg om hver setning begynner med «Jeg», og hele brevet føles som en opplisting av skryt.

Søknaden skal selvsagt handle om deg, men bare i forhold til hvordan du kan hjelpe bedriften som ansetter. I stedet for å begynne alle setninger med «jeg», forsøk å innlede noen avsnitt med «Dere etterlyser noen som … », «Dere er kjent som …» eller «Et av behovene dere nevner i utlysningsteksten er …».

Fortsett deretter med å vise hvordan du passer inn i rollen og innfrir ønskene deres. (Bytt gjerne ut «dere» med selskapets navn.)

En annen vanlig feil, er å ramse opp tomme påstander, som er vanskelige å bekrefte eller som er svært subjektive. For eksempel: «Jeg er den beste selgeren du noen gang har møtt, og jobber veldig hardt.»

Bruk i stedet påstander du kan dokumentere, som «De siste tre årene har jeg vært den mestselgende selger på min avdeling, og jeg har konsekvent overgått budsjettene mine.»

En tredje fare er å legge for mye vekt på alle delene av jobben du ennå ikke behersker. Mange understreker hvor lærevillige de er, eller at de gleder seg til å gjøre ting de ikke har gjort før og å ta fatt på «nye utfordringer». Men det er absolutt ikke sikkert at arbeidsgiver er interessert i å ansette noen som ikke kan jobben ennå, og å investere det som kreves av tid og penger på å lære deg opp. Det vil i så fall utlysningen gi hint om.

Den siste av de vanlige fallgruvene er å legge til seg et kunstig formelt språk. «Jeg viser herved til utlysning i Amtstidende den syttende april dette år, og ønsker med dette å fremsette mitt kandidatur for stillingen.»

Problemet med slikt språk er ikke bare at det føles oppstyltet og lite oppriktig, men også at det er lett å bruke uvante ord og formuleringer feil – noe som får deg til å se rimelig dum ut.

Prøv å skrive mer som om mottageren er en gammel sjef eller lærer du ikke har sett på en stund: Det må være korrekt og seriøst, med fulle setninger og normal høflighet, men likevel vennlig, forholdsvis avslappet, og kun med ord du kunne funnet på å bruke i dagligtalen din.

LA OSS OPPSUMMERE

Ved første gjennomlesning føles dette kanskje som veldig mye å forholde seg til, men det er nok ikke så ille som det føles.

For å oppsummere:

Velg et korrekt og klassisk oppsett. Bruk gjerne en god mal.
Les stillingsutlysningen nøye, forsøk å forstå det fra arbeidsgiverens perspektiv, og adressere ønskene de har.
Fokusere på resultater og kvaliteter du kan dokumentere.
Minimere risiko og usikkerhet for arbeidsgiveren.
Og, ikke minst, vær deg selv.

Hvis du treffer riktig, vil søknaden din resonnere godt hos den som skrev utlysningen, noe som hjelper deg langt på vei med å bli kalt inn til en samtale.