Når du skal skrive et anbud, er det noen grunnleggende knep som vil gi deg et solid forsprang på dine konkurrenter.
En innkjøpers hemmelige redsel
Første bud er å forstå innkjøperens hemmelig redsel. For selv om anbudskonkurranser handler om å finne den best egnede leverandøren, er det to tanker innkjøperen alltid kommer tilbake til, og som vil være utslagsgivende.
Kan jeg forsvare vurderingen av dette tilbudet når noen klager på avgjørelsen?
I offentlige innkjøp at det nemlig blitt slik at det alltid er noen som klager på valget av leverandør. Spørsmålet er ikke lenger om noen klager, men hvor mange som klager.
Hvis en slik klage ender i rettssak, må oppdragsgiveren være forberedt på å forsvare sine vurderinger for retten. En feil i evalueringen kan bety erstatningskrav i millionklassen.
Minimerer jeg risikoen ved å gi kontrakten til denne tilbyderen?
Risiko er noe alle oppdragsgivere er allergisk mot. Det kan dreie seg om pris og prisendringer, leveringstid og forsinkelser, kvalitet, faktisk leveringsevne, kompensasjon hvis noe går galt, eller hva som helst annet som kan gå galt.
Du, som tilbyder, blir kontraktsforpliktet til å levere det du har tilbudt. Men du har ikke pliktet til å levere mer enn du har tilbudt. Hvis oppdragsgiveren tolker tilbudet ditt for for snilt, er det han som sitter med skjegget i postkassa.
Derfor gjelder det at du overbeviser oppdragsgiveren om at det er helt trygt å velge deg som leverandør.
Slik legger du vinnerstrategien
Alle anbudskonkurranser begynner med
- en kravspesifikasjon, som beskriver minimumskravene til hva oppdragsgiveren skal kjøpe, og
- en beskrivelse av tildelingskriteriene, som forklarer hvordan man velger leverandør blant dem som tilfredstiller kravene.
Før du begynner å skrive på tilbudet må du stuere disse dokumentene nøye, og vite hva du skal se etter.
1. Gjør deg godt kjent med oppdragsgiverens behov
Det første du gjør er å bli kjent med behovet til oppdragsgiveren og legge en strategi. Som leverandør må du oppfylle formålet med kontrakten, og her ligger det gjerne noen underliggende forventninger.
- Studér oppdragets bakgrunn og formål nøye. Les alt som står om formål i anbudsdokumentene nøye.
- Google oppdragsgiveren og temaene i konkurransen. Finn ut hvilke roller kontaktpersonen for anbudet har. Har prosjektet noen relevant historie?
- Finn ut om tilbudene skal evalueres av fagpersoner eller en profesjonell innkjøper. En faggruppe vil gjerne være mer opptatt av det faglige innholdet, mens en innkjøper vil være mer opptatt av å følge reglene til punkt og prikke.
Kan du tenke deg noen underliggende behov som ikke er helt konkret beskrevet i dokumentene? Ofte legger oppdragsgiveren ut snubletråder, som vil være egnet til å skille ut dem som forstår essensen i oppdraget.
Eksempler
En kommune skulle konkurranseutsette renholdet på en skole som et prøveprosjekt. Enkle undersøkelser viste at dette var et hett tema blant politikere og i fagforeningen. Mange var redd for å miste den faste renholderen som vannet blomster og satte på kaffe til lærerne om morgenen, og det var stor skepsis til hvordan kvaliteten ville bli.
Ved å fokusere på temaer som kvalitet og arbeidsvilkår, som hadde vært omdiskutert, svarte tilbudet på problemstillinger som ikke kom klart frem i kravspesifikasjonene, men som var viktige for oppdragsgiveren og ulike interessegrupper.
En annen kommune hadde en anbudskonkurranse om rammeavtale på malerarbeider på skoler og barnehager.
Det er naturlig at innkjøperen da er opptatt av barnas sikkerhet rundt stiger, stillaser og maleutstyr, av at støy ikke skal forstyrre undervisningen, og av at barna ikke vil få plager på grunn av støv.
Når du er på vakt for slike underliggende behov, og virkelig forstår formålet, og ikke bare de tekniske sidene av saken, får du et stort forsprang.
2. Skriv et «Svar på kravspesifikasjon»
Lag et dokument som du kaller ”Svar på kravspesifikasjon”, og skriv opp hvert punkt og hvert krav tilbudet besvarer.
Du må også forsøke å se bak kravspesifikasjonen.
I mange tilfeller har oppdragsgiveren laget en sjekkliste for deg, og lagt ved et svarskjema som du skal fylle ut. Det er for så vidt bra, men som eksemplene over viser, må du også forsøke å se bak kravspesifikasjonen.
Start med kravene som er nevnt i beskrivelsene. Etter hvert som du gjør undersøkelser og gransker kravene, kan du utdype. Kan du for eksempel legge ved noe ekstra dokumentasjon, som et sertifikat eller lignende, som svarer mer direkte på de underliggende behovene?
Jo mer du får med deg, desto bedre vil du treffe oppdragsgiverens behov, og desto mer vil du skille deg fra de andre tilbyderne.
Legg merke til at det kan være oppgitt dokumentasjonskrav og krav til utforming av tilbudet som strider i mot mine råd. I så fall må du selvsagt følge de kravene som er oppgitt.
3. Skriv et «Svar på tildelingskriterier»
Det er på tildelingskriteriene du vinner anbudet, og kriteriene kan dreie seg om flere ting, ikke bare pris.
Ingenting gleder en innkjøper mer enn å finne et dokument som heter ”Svar på tildelingskriterier”.
Dette dokumentet deler du inn i ett avsnitt for hvert kriterie.
Pass på at alle tildelingskriterier er besvart. Hvis du bommer vil du tape. Du må også forsikre deg om at du får med alle stikkordene som er nevnt i konkurransegrunnlaget.
Til sist er det veldig viktig at det ikke er rom for misforståelser eller feiltolkning.
Eksempel
I en anbudskonkurranse om levering av kopimaskiner brukte oppdragsgiveren leveringstid som et av tildelingskriteriene. Hvor lang tid ville det fra bestillingen ble sendt inn, til maskinen garantert var klar til bruk?
«Leveringstiden er normalt fire uker, men kan i spesielle tilfeller ta inntil seks uker,» svarte en tilbyder.
Er tilbudet på fire eller seks uker? Det er mulig tilbyderen mener fire uker, og bare slenger på et forbehold for sikkerhets skyld, men oppdragsgiveren må ta utgangspunkt i seks uker, siden tilbyderen faktisk ikke garanterer levering før dette.
Husk det jeg sa om at innkjøperen er allergisk mot risiko. Tvilen kommer ikke tilbudet ditt til gode. Tvert i mot: Den minste usikkerhet eller utydelige beskrivelse kan skade tilbudet ditt.
Derfor er det viktig å svare konkret på det oppdragsgiveren spør om. Les teksten med tildelingskriteriene flere ganger, og still deg selv disse kontrollspørsmålene:
- Hva betyr dette kriteriet?
- Hvordan kan oppdragsgiveren sette poeng på mitt svar? (Tenk fire uker
- Har jeg gitt et konkret svar på det som etterspørres?
- Har jeg svart på alt?
4. Se etter fallgruver i tildelingskriteriene
Noen ganger skjuler tildelingskriteriene noen triks for å skille de virkelig gode tilbyderne fra de middelmådige. For eksempel vil mange konkurranser ha oppdragsforståelse eller løsningsforslag blant tildelingskriteriene. Da gjelder det å passe ekstra godt på. Her kommer arbeidet du gjorde i første punkt virkelig til sin rett.
Eksempel
I en konkurranse om «utforming av markedsstrategi og reklamemateriell», var oppdragsforståelse et av tildelingskriteriene, og et av dokumentene vi ba om var en fremdriftsplan.
En fremdriftsplan virker kanskje ufarlig nok, men det var to ting vi var ute etter: I tillegg til at vi ville ha noe å henvise til hvis prosjektet gikk tregt, ønsket vi å få et innblikk i hvordan tilbyderen så for seg å gjennomføre prosjektet. Fremdriftsplanen ville avsløre om tilbyderen virkelig forsto oppdraget.
En av tilbyderene foreslo å starte prosjektet med mye design og formgivning, mens en annen foreslo å starte prosjektet med å sette et svært kompetent strategiteam til å analysere markedet og avdekke muligheter. Det var det siste teamet oppdragsgiveren ville ha, koste hva det koste ville.
Det var de som viste i besvarelsen sin at de forsto at markedsstrategi var en minst like viktig del av oppdraget som utforming av reklamemateriell.
Når du skal skrive tilbud med lignende kriterier, levér en fremdriftsplan med konkrete datoer. Forklare hvordan du planlegger å jobbe i hver fase av prosjektet: Hvilke ressurser du vil bruke, hvem som skal jobbe i hver fase, og hvor mange timer de vil bruke. Slike detaljer røper mer om kompetanse og kvalifikasjoner enn du kanskje er klar over.
5. Skriv lettlest
Med all den vesentlige informasjonen du må ha med i et tilbud, er det veldig viktig at du klarer å skrive konsist og lettlest. Alle kan skrive store mengder ord, men om du ikke får frem poenget ditt, blir det bare ordfyll.
Husk at de som skal vurdere tilbudet ditt er vanlige mennesker med en 8-16-jobb. Etter lunsj er mange av oss allerede slitne. En lang tekst uten tydelig innhold blir bare tåke. Noen gode råd:
- Bruk korte avsnitt og korte setninger.
- Bruk kulepunkter, som dette, til å liste opp flere stikkord, i stedet for en lang setning med mange komma.
- Skriv som om du skriver til en ungdomsskoleelev. Det forstår vanlige folk. Unngå fagsjargong, stammespråk og byråkratspråk.
Du må dessuten være konkret, sikker og utvetydig. Unngå ord som hvis og kanskje (usikkert), litt og delvis (utydelig). Oppdragsgiveren kan kun gi poeng basert på det du kan si med sikkerhet. Ulne og utydelige beskrivelser straffer seg.
Spør deg selv hvordan det du skriver kan feiltolkes eller tolkes til din ulempe? Tenk på eksemplet over, med fire eller seks ukers leveringstid.
6. ”Hva så?”
Når du skriver, spør deg selv ”hva så?” for hvert avsnitt. Det er en enkel huskeregel for å få frem de gode poengene.
- Hvilken praktisk betydning har det du sier for oppdragsgiveren?
- Hvorfor er det en fordel for oppdragsgiveren?
- Gir det noen konkret mening?
”Vi startet med bare 3 ansatte, og nå er vi over 100 kvalifiserte personer.”
Javel. Hva så?
”Med over 100 kvalifiserte medarbeidere har vi kapasitet og kompetanse til å takle de behovene du måtte ha innenfor A, B og C, både i dag og i fremtiden.”
Ser du poenget? Teksten må bety noe for oppdragsgiveren og vise at du kan løse behovene og redusere oppdragsgivers risiko.
Bedre enn de fleste
I de aller fleste anbudskonkurranser er det som oftest ett eller to tilbud som skiller seg ut som favoritter ganske tidlig i evalueringen.
Etter å ha gjennomført mer enn 150 konkurranser, har jeg registrert et helt tydelig mønster som går igjen i nesten alle konkurranser: Tilbyderen som fremstår som favoritt, setter den uoffisielle standarden som de andre tilbudene sammenlignes med.
Hvis du vil bli en av favorittene, og garantert øke sjansene til å vinne, fokusere på…
- å svare på oppgaven og fremstå som en problemløser
- å svare på alle tildelingskriteriene
- å svare konkret, utvetydig og lett forståelig
Jeg kan ikke garantere at du vinner alle anbud ved å beherske disse grunnleggende triksene, men ved å unngå fellene som de fleste konkurrentene dine går i, vil det bli mye lettere å hevde seg i konkurransen.
Hvis du vil lære mer om anbudskonkurranser, sjekk ut Anbudsassistenten.no, der Thorstein gir bort Anbudsguiden, en gratis ebok om hvordan skrive bedre anbud, og tilbyr et gratiskurs i anbudsskriving så arrangerer Thorstein kurs for leverandører på Mercell.com.
